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En un entorno donde la transformación digital avanza de forma desigual, muchas empresas en México y América Latina siguen utilizando procesos manuales para administrar expedientes y contratos. Esta situación genera riesgos operativos, altos costos y pérdida de tiempo. Según el informe Document Capture Trends 2024 de Quocirca, solo el 11% de las organizaciones a nivel global ha logrado operar sin papel. Además, se estima que una persona emplea hasta 9.3 horas semanales en tareas como búsqueda de documentos y llenado de formularios.
Una propuesta tecnológica desde México
Ante este panorama, Urdaten, empresa mexicana especializada en soluciones digitales para la gestión documental, desarrolló Document Understanding, una herramienta que combina inteligencia artificial conversacional, automatización y estándares de seguridad de nivel bancario. Su objetivo es reducir errores, tiempos y costos asociados a la gestión tradicional de contratos y expedientes.
Principales funcionalidades
Document Understanding permite realizar análisis automatizados de documentos, como actas constitutivas y contratos e identificar elementos clave sin necesidad de una revisión manual completa. La información se organiza en categorías que facilitan su consulta:
- Resumen ejecutivo del documento
- Identificación de riesgos generales y legales
- Sugerencias de mejora
- Cláusulas especiales destacadas
- Observaciones dirigidas a equipos jurídicos
De acuerdo con la empresa, esta funcionalidad puede reducir hasta 60% del tiempo dedicado a revisión y hasta 40% de los costos operativos asociados a estos procesos.
Interacción en lenguaje natural y extracción de datos
La herramienta incluye una interfaz de inteligencia artificial conversacional, lo que permite a los usuarios hacer preguntas directamente al documento y recibir respuestas inmediatas. Esto elimina la necesidad de buscar manualmente entre páginas. Además, la tecnología permite extraer datos de forma estructurada, incluso en documentos con sellos o firmas, y corregir información para mantener la precisión de los registros.
Automatización de trámites
Otra función destacada es el llenado automático de formularios a partir de los datos ya presentes en los documentos. Esta característica puede aplicarse en procesos como solicitudes de crédito, trámites ante el SAT o registros en el IMSS. Con ello, tareas que antes requerían horas de trabajo pueden realizarse en minutos, reduciendo errores por captura manual.
Integración con otras plataformas
Document Understanding puede utilizarse directamente desde la plataforma de Urdaten o integrarse a sistemas empresariales mediante API. Esto permite su adopción en diferentes tipos de infraestructura tecnológica, con la posibilidad de escalar según las necesidades de cada organización.
Aplicaciones en distintos sectores
Aunque fue diseñada con enfoque jurídico, la herramienta puede aplicarse en otros ámbitos como recursos humanos, salud, logística y servicios financieros. Esta flexibilidad permite adaptarse a distintos tipos de documentación y necesidades operativas.
Consideraciones sobre el uso de IA
Sergio Haro, cofundador de Urdaten, señaló que el objetivo de la herramienta no es sustituir el trabajo humano, sino liberar tiempo destinado a tareas repetitivas y permitir que las personas se enfoquen en funciones de mayor valor. Según explicó, la herramienta incorpora mecanismos de privacidad, trazabilidad y cumplimiento normativo de forma predeterminada, lo que contribuye a garantizar la seguridad de la información en todo momento.
